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Aufbewahrungsfristen

Wer muss die Aufbewahrungsfristen beachten?
Das (HGB) Handelsgesetzbuch verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerrechtlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.


Übersicht der Aufbewahrungsfristen Ihrer Unterlagen

Aufbewahrungsfristen - A

  • Abrechnungsunterlagen 10 Jahre
  • Abtretungserklärungenb 6 Jahre
  • Aktenvermerke 6 Jahre
  • An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 6 Jahre
  • Angebote mit Auftragsfolge 6 Jahre
  • Angebotsunterlagen die nicht zum Auftrag geführt haben 0 Jahre
  • Angestelltenversicherung (Belege) 10 Jahre
  • Anlagenvermögensbücher und Karteien 10 Jahre
  • Anlagenverzeichnisse 10 Jahre
  • Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre
  • Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten)- soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich 6 Jahre - sonst 0 Jahre
  • Ausfuhrunterlagen (Ausfuhrerklärungen und Belegnachweise für Umsatzsteuer usw.) 6 Jahre
  • Außendienstabrechnungen 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - B

  • Bankauszüge 10 Jahre
  • Bankbelege 10 Jahre
  • Bankbürgschaften 6 Jahre
  • Belegformate 10 Jahre
  • Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 Jahre
  • Belege, Sammelbelege, Beleglisten - soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre - sonst (interne Kontroll- und Verrechnungsbelege 0 Jahre
  • Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
  • Bestellungen, Auftragsunterlagen (einschl. vorangegangenes Angebot) 6 Jahre
  • Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 Jahre
  • Betriebskostenrechnungen 10 Jahre
  • Betriebskostenrechnungen und BAB mit Belegen, soweit für Inventurbewertung relevant 6 Jahre
  • Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre
  • Bewertungsunterlagen 10 Jahre
  • Bewirtungsunterlagen 10 Jahre
  • Bilanzen und Bilanzanlagen 10
  • Bilanzunterlagen (ohne Bücher und Inventare) 6
  • Buchungsanweisungen - allgemeine 10 - für einzelne Geschäftsvorfälle 10
  • Buchungsbelege 10
  • Bürgschaftsunterlagen 6

Aufbewahrungsfristen - C

  • COM-Verfahrensbeschreibungen 10 Jahre
  • Cpd-Konto (Konto pro Diverses) 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - D

  • Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6 Jahre
  • Dauerauftragsunterlagen 6 Jahre
  • Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 10 Jahre
  • Debitorenbuchhaltung 10 Jahre
  • Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10 Jahre
  • Depotauszüge 10 Jahre
  • Depotbuchungsbelege, Depotbestätigungen, Depotauszüge, soweit nicht Inventar 6 Jahre
  • Depotbücher, Depotauszüge, soweit Inventar 10 Jahre
  • Dubiosen-Unterlagen, soweit nicht Inventar, z. B. Auskünfte, Mahnungen 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - E

  • EDV-Unterlagen (Anweisungen, Dokumentationen etc.) 10 Jahre
  • EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 10 Jahre
  • Effektenankaufs-/-verkaufsabrechnungen 10 Jahre
  • Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, Einfuhrumsatzsteuerbelege usw.) 6 Jahre
  • Eingabedatenformate 10 Jahre
  • Einheitswertunterlagen 10 Jahre
  • Einkaufsbücher, Wareneinkaufsbücher 10 Jahre
  • Eröffnungsanträge für Bankkonten und Depots 6 Jahre
  • Eröffnungsbilanz 10 Jahre
  • Essensmarkenabrechnungen 6 Jahre
  • Exportunterlagen 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - F

  • Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 Jahre
  • Fernsprechunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
  • Finanzberichte 6 Jahre
  • Finanzpläne/-vorschauen/statistische Finanzberichte 0 Jahre
  • Frachtbriefe 6 Jahre
  • Frachtunterlagen (Abrechnungen, Frachtbriefe) 6 Jahre
  • Freistempler-Abrechnungsunterlagen 10 Jahre
  • Fremdenbuch im Hotelgewerbe 10 Jahre
  • Fürsorgeunterlagen (Unterstützungskasse u. ä.) 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - G

  • Halbjahresbilanzen, Zwischenabschlüsse, Status 0 Jahre
  • Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 6 Jahre
  • Handelsbücher 10 Jahre
  • Handelsregisterauszüge 6 Jahre
  • Handelsregister- und Grundbuchauszüge, soweit nicht Bilanzunterlagen 0 Jahre
  • Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10 Jahre
  • Hauptbücher/-karteien 10 Jahre
  • Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - H

  • Inkassobücher/-karteien/-quittungen 10 Jahre
  • Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre
  • Inventare, Inventarnachweise 10 Jahre
  • Inventuranweisungen 10 Jahre
  • Investitionszulage (Nachweise) 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - I

  • Inkassobücher/-karteien/-quittungen 10 Jahre
  • Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre
  • Inventare, Inventarnachweise 10 Jahre
  • Inventuranweisungen 10 Jahre
  • Investitionszulage (Nachweise) 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - J

  • Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre
  • Jahresabschlüsse (Bilanzen, Ergebnisrechnungen) 10 Jahre
  • Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 6 Jahre
  • Journale für Hauptbuch, Kontokorrent etc. 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - K

  • Kalkulationen und Kalkulationsunterlagen, Kostenrechnungen - soweit steuer- und handelsrechtlich relevant (z. B. Vorratsbewertung) 6 Jahre - sonst 0 Jahre
  • Kantinenunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
  • Kassenabrechnungen 10 Jahre
  • Kassenbelege 10 Jahre
  • Kassenberichte und Kassenbücher/-blätter mit Kassenbuchfunktion 10 Jahre
  • Kassenkontrollstreifen, Registrierstreifen, soweit nicht Buchungsunterlagen 0 Jahre
  • Kassenzettel 6 Jahre
  • Kommissionsauftrags- und Abrechnungsunterlagen 6 Jahre
  • Kommissionslisten, soweit Inventar 10 Jahre
  • Konnossemente 6 Jahre
  • Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 Jahre
  • Kontenregister 10 Jahre
  • Kontierungsbelege 10 Jahre
  • Kontoauszüge (auch Postbank) 10 Jahre
  • Kontokorrentbücher/-kontenkarten, Kontokorrentsaldenverzeichnisse/-listen 10 Jahre
  • Kostenträgerrechnungen 6 Jahre
  • Kreditorenbuchhaltung 10 Jahre
  • Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - L

  • Lagerbuchführungen 10 Jahre
  • Lagerbücher, Lagerkarteien - für Bestandsaufnahme und als Buchungsunterlage (z. B. bei permanenter Inventur) 10 Jahre - intern für Kontrollzwecke 0 Jahre
  • Lastschriftanzeigen 10 Jahre
  • Lastschrift- und Gutschriftunterlagen 10 Jahre
  • Lieferscheine 10 Jahre
  • Lizenzunterlagen 6 Jahre
  • Lochkarten mit Kontenfunktion 10 Jahre
  • Lochkarten mit Belegfunktion 10 Jahre
  • Lohnabrechnungen 6 Jahre
  • Lohnbelege/-bücher 10 Jahre
  • Lohnkontenblätter/-karten 6 Jahre
  • Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 6 Jahre
  • Lohnquittungen 6 Jahre
  • Lohnsteuer-Jahresausgleich, Unterlagen über 6 Jahre
  • Lohnsteuerkonten für Mitarbeiter 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - M

  • Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
  • Magnetbänder/-platten - soweit Grundbuch- oder Kontenfunktion 10 Jahre - soweit Belegfunktion 10 Jahre
  • Mahnbescheide 6 Jahre
  • Mahnvorgänge 6 Jahre
  • Maschinenkarteien (z. B. Anlagevermögenskarten) 10 Jahre
  • Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - N

  • Nachnamebelege 10 Jahre
  • Nebenbücher 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - P

  • Pachtunterlagen (nach Ablauf der Pacht) 6 Jahre
  • Patente und Patentunterlagen - nach Ablauf des Patents 6 Jahre
  • Pensionskassenunterlagen 6 Jahre
  • Personalakten 10 Jahre
  • Pfändungsunterlagen 6 Jahre
  • Portokassenbücher, soweit Belegfunktion 10 Jahre
  • Postgiroauszüge und -belege, soweit Buchungsbelege 10 Jahre
  • Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
  • Preislisten 6 Jahre
  • Preislisten, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
  • Programmablaufbeschreibungen 10 Jahre
  • Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahre
  • Protokolle 6 Jahre
  • Prozessakten 10 Jahre
  • Prüfungsbericht des Abschlussprüfers 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - Q

  • Quittungen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - R

  • Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 Jahre
  • Rechnungseingangsbücher mit Grundbuchfunktion 10 Jahre
  • Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 6 Jahre
  • Reisekostenabrechnung 10 Jahre
  • Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - S

  • Sachkonten 10 Jahre
  • Saldenbestätigung, soweit Handelsbriefe 6 Jahre
  • Saldenbilanzen 10 Jahre
  • Saldenlisten, soweit Jahresabschlussunterlagen 10 Jahre
  • Schadensunterlagen 6 Jahre
  • Scheckbelege, Scheckbegleitblätter/-listen/-einzugsaufträge/-versandverzeichnisse usw., soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
  • Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre
  • Schriftwechsel 6 Jahre
  • Skontolisten,soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
  • Sozialversicherungsunterlagen 6 Jahre
  • Spendenbescheinigungen 10 Jahre
  • Steuererklärungen und -bescheide 6 Jahre
  • Steuerunterlagen 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - T

  • Telefonkostennachweise 6 Jahre
  • Teilzahlungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - U

  • Überstundenlisten und -meldungen, soweit Lohnbelege 10 Jahre
  • Umsatzsteuer-Unterlagen 6 Jahre
  • Ursprungszeugnisse 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - V

  • Verkaufsbücher 10 Jahre
  • Vermögensverzeichnis 10 Jahre
  • Vermögenswirksameleistungen (Unterlagen) 6 Jahre
  • Versand- und Frachtunterlagen 6 Jahre
  • Versendungsbelege 6 Jahre
  • Versicherungspolicen 6 Jahre
  • Versicherungsunterlagen 6 Jahre
  • Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
  • Verträge (nach Ende) 6 Jahre
  • Verträge/Vertragsunterlagen, soweit handels- und steuerrechtlich relevant 10 Jahre
  • Vertreterunterlagen 6 Jahre

Aufbewahrungsfristen - W

  • Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10 Jahre
  • Warenzeichnungsunterlagen (Schutzrechtsunterlagen) 6 Jahre
  • Wechsel, eingelöste 10 Jahre
  • Wertpapierankaufs- /-verkaufsabrechnungen 10 Jahre

Aufbewahrungsfristen - Z

  • Zahlungsanweisungen 10 Jahre
  • Zahlungsbelege 10 Jahre
  • Zessionen, Unterlagen über 6 Jahre
  • Zinsrechnungen 10 Jahre
  • Zollbelege und -unterlagen 6 Jahre
  • Zwischenbilanzen/-abschlüsse, soweit nicht für Konsolidierungszwecke gesetzlich vorgeschrieben 0 Jahre
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